업무 - 기록물 정리 방법

기록물 정리 방법

 

□ 중요 처리 사항

○ 2024년 상반기 비전자기록물 등록 완료와 전자기록물 정리

 

□ 학교, 직속, 도교육청부서 공통사항

구분	업무내용	관련자료
기록물정리	□ 비전자문서 등록 * 문서함 → 문서등록대장 → 비전자문서등록 * 접수함 → 접수대기 → 비전자문서등록 □ 공개여부 재분류 및 열람범위 재조정 * 문서함 → 문서등록대장 → 해당문서 체크 후 수정 □ 과제카드 실적변경 * 과제관리 → 나의과제 → 과제카드 → 실적관리 → 해당 문서 체크 후 실적변경 * 과제관리 → 과제카드관리 → 과제카드함 → 과제카드 → 실적관리 → 해당 문서 체크 후 실적변경 □ 미완료문서 처리 * 문서함 → 미완료문서 → 해당문서 회수, 삭제/연계 반려, 기안자재지정, 결재경로변경 * 접수함 → 접수대기 → 접수 및 담당자지정	[붙임1] 기록물 정리 방법
비전자기록물 정리	종이문서의 정리방법 업무관리시스템에서 출력한 기록물철 표지, 색인목록을 발생 순서대로 편철 보존상자 편성	[붙임3] 비전자기록물 정리 방법

○ 처리 요령 요약

 

 

 

[붙임 1] 기록물 정리 방법

 

1. 비전자문서 등록

- 문서관리 > 문서함 > 문서등록대장

 

○ 학교 : 비전자문서등록 버튼을 눌러 등록

- 접수함 > 접수대기 > 비전자문서등록에서 등록하면 결재경로지정 가능

※ 비전자문서를 등록할 때는 관련 과제카드에 편철되도록 함

예) 정보공시교육 후 만들어진 등록부: ‘정보공시운영’ 과제카드

 

★ 미등록되고 있는 주요 비전자기록물 (※ 반드시 등록 요망)

 

대면 결재 문서

외부기관(단체) 접수 문서, 민원신청서

회의록: 생산된 회의록 반드시 등록

복무・업무관련 대장: 근무상황부, 보안점검부, 당직일지 등

학적기록물: 생활기록부 정정대장, 졸업대장, 입퇴학처리부, 봉사활동기록부, 출석부 등

시청각기록물: 졸업사진, 입학사진, 중요행사 사진․동영상기록물

 

2. 공개여부 재분류 및 열람범위 재조정

- 문서관리 > 문서함 > 문서등록대장

① 종료된 문서에 한하여 문서를 선택하고 수정버튼을 눌러 문서 수정

② 문서수정 시 대국민공개여부 및 직원열람범위를 재지정 할 수 있으며 변경 시 변경사유 입력

 

 

3. 과제카드 실적변경

- 과제관리 > 나의과제 > 과제카드 선택 > 실적관리 또는 접수관리

① 변경하고자 하는 실적을 선택하고 실적변경을 눌러 재편철

② 타인의 과제카드로 변경할 경우 과제카드담당자 권한 보유자가 과제관리 > 과제

카드관리 > 과제카드함에서 변경

 

 

4. 미완료문서 처리

- 문서관리 > 문서함 > 미완료문서

① 문서 처리상태가 진행인 경우 현재 결재완료 처리되지 않고 진행중인 문서들을

말하며 회수, 삭제/연계반려, 기안자재지정, 결재경로변경으로 처리

② 문서 처리상태가 접수인 경우 결재자경로변경을 하여 업무담당자와 과제카드를

지정하여 문서 처리 (문서관리>접수함>접수대기)

 

 

 

 

[붙임 2] 과제카드 관리자 및 담당자 지정 방법

 

1. 관리자 지정 후 해당 과제카드 관리자가 담당자 선택

- 과제관리 > 과제카드관리 > 과제카드함 (과제카드담당자 권한 보유자)

① 과제카드 선택 후 『관리자일괄지정』버튼을 클릭

② 관리자로 지정할 사용자를 추가한 후 저장버튼 클릭하여 관리자 정보 저장

 

- 과제관리 > 나의과제 > 과제카드 선택 (해당 과제카드 관리자/담당자)

① 나의 과제에서 담당자를 지정할 과제카드를 클릭

②『변경』버튼을 클릭하여 과제담당자 추가 후 저장

 

 

2. 관리자 및 담당자 일괄지정

- 과제관리 > 과제카드관리 > 과제카드함

① 담당자일괄지정을 할 과제카드 선택

②『담당자일괄지정』버튼을 클릭하여 과제카드담당자일괄등록 팝업 호출

③ 과제카드담당자로 지정할 사용자 선택 후 버튼 클릭하여 담당자를 추가 저장

※ 과제카드관리자가 한명도 없는 과제카드에 담당자일괄지정을 할 때는 등록된 담당자가 과제카드관리자로 자동 지정됨

 

 

 

 

[붙임 3] 비전자기록물 정리 방법

○ 사안이 종결되면 진행문서파일에서 기록물을 꺼내어 기록물철 표지 및 색인목록을 업무관리 시스템에서 출력하여 문서와 배열 후 보존용표지를 씌워 편철용 클립으로 고정

- 기록물 철당 편철량은 100매 이내로 함

- 양이 과다한 경우 2권 이상으로 나누어 편철

(예시) 기록물의 편철관리(2-1), 기록물의 편철관리(2-2)

○ 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수 부여

- 문서철 : 우측 하단에 첫 번째 면부터 일련번호 표시(1, 2, 3, 4, ....)

- 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 기록물의 건(件)은 당해 기록물의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 중앙 하단에 건별로 예시와 같이 면 표시

(예시) 3면으로 처리된 1건 기록의 경우 : 3-1, 3-2, 3-3으로 면 표시

- 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권이하의 문서철별 면수는 전권(1권) 마지막 면수에 이어서 일련번호를 부여

- 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시

(예시): 문서, 도면 등이 접혀있는 경우

- 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시

○ 보존용 표지를 씌운 기록물은 보존상자에 넣어 관리 후 이관

 

○ 비전자 기록물 등록번호 표시 방법

- 생산기록물

・기안문/시행문 등 생산등록번호 또는 문서번호란이 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호 표기

・생산등록번호란 또는 문서번호란이 없는 기록물은 당해 기록물의 ‘좌측 상단의 여백’에 생산등록번호 표기

- 접수기록물

・시행문 서식 또는 접수번호란에 접수등록번호 표기

・생산기록물의 표기와 같이 ‘우측 상단의 여백’에 접수등록번호 표기

 

 

(예시) 비전자기록물 등록번호 표시 방법

<생산문서> 좌측상단			<접수문서> 우측상단
등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓	접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓
등록일자			접수일시
처 리 과			처 리 과
←------------ 5㎝ -------------→			←------------ 5㎝ -------------→

 업무관리시스템의 단위과제카드와 진행용문서파일, 보존용표지는 모두 동일한 제목을 사용한다.  필요시 단위과제카드명의 우측에 부제목을 추가 할 수 있다. 이 때, 부제목은 수기로 작성한다. <예시> 보조원 재용 및 관리(근로계약서)  편철시, 1월1일이 위로 12월 31일이 맨 마지막에 묶이도록 한다.

 

 

 

[기타사항]

 

◈ 표지색인목록 출력방법

과제관리 > 나의과제 > 표지색인 출력할 과제카드 선택하여 제목을 클릭

 

‘표지색인’ 버튼 클릭

 

출력구분 클릭 > 글상자 활용(필요시) > 추가 제목 작성시 활용 > 출력

 

 

◈ 종료요청중인 과제카드처리

○ 과제카드 종료처리	과제관리 > 과제카드관리 > 과제카드함

 

① 카드구분에 과제+카드를 선택한 후 후 조회옵션에서 진행상태를 종료요청

으로 선택하고 조회한다.

② 해당 과제카드는 과제카드담당자가 검토 후 승인 혹은 반려한다.

 

★ 단위과제카드 종료는 학교에서 더 이상 업무를 수행하지 않는 경우에 처리하게 되며, 종료처리된 단위과제카드로는 문서를 생산할 수 없습니다.

★ 단위과제카드 종료시 신중한 검토가 필요합니다.

 

 

[붙임1] 기록물 정리 방법.hwp

1.87MB

 

 

 

인용

목차 / 지도